มื้อกลางวันในวันประชุม งานเลี้ยงขอบคุณทีม หรือกิจกรรมต้อนรับพนักงานใหม่ ไม่จำเป็นต้องมีห้องจัดเลี้ยงขนาดใหญ่เสมอไป ออฟฟิศที่มีพื้นที่ไม่มากก็จัดอาหารรับรองได้ หากวางตำแหน่งอาหารและเส้นทางเดินให้สัมพันธ์กับจำนวนคนและเวลาที่ใช้จริง
ปัญหามักเกิดเมื่อทุกอย่างถูกรวมไว้ที่จุดเดียว ทั้งจาน อาหาร เครื่องดื่ม และจุดทิ้งขยะ พนักงานจึงต้องยืนรอ ขณะที่คนตักเสร็จแล้วเดินสวนกับคนที่เพิ่งเข้าคิว การจัดเลี้ยงในออฟฟิศจึงควรเริ่มจากวางเส้นทางใช้งาน ก่อนเลือกว่าจะนำอาหารมาตั้งได้กี่โต๊ะ
หลักสำคัญคือเลือกพื้นที่ที่ไม่ขวางทางสัญจร จัดลำดับการรับอาหารให้ต่อเนื่อง แยกกิจกรรมที่ทำให้คนหยุดรอ และเลือกรูปแบบเสิร์ฟให้เหมาะกับเวลาพักของทีม หากพื้นที่ไม่เอื้อกับบุฟเฟ่ต์ การจัดอาหารเป็นชุดหรือแบ่งรอบรับประทานอาจเหมาะกว่า
เริ่มจากพื้นที่ใช้งานจริง ไม่ใช่จำนวนแขกอย่างเดียว
ก่อนติดต่อผู้ให้บริการ ลองสำรวจว่าพื้นที่ที่ใช้วางอาหารได้จริงอยู่ตรงไหน โดยไม่นับส่วนที่ต้องเก็บไว้สำหรับเปิดประตู เดินเข้าออก และใช้งานอุปกรณ์สำนักงาน
จุดที่ควรตรวจมีดังนี้
- ประตูเข้าออกและเส้นทางฉุกเฉินต้องใช้งานได้ตามปกติ
- พื้นที่หน้าโต๊ะอาหารต้องรองรับทั้งคนตักและคนเดินผ่าน
- ทีมงานต้องมีจุดพักภาชนะหรืออาหารสำหรับเติม
- จุดขนของต้องไม่รบกวนพื้นที่ทำงานจนเกินไป
- สายไฟและอุปกรณ์ต้องจัดวางโดยไม่กีดขวางทางเดิน
การส่งภาพหรือแปลนอย่างง่ายให้ผู้ให้บริการช่วยลดความคลาดเคลื่อนได้ ควรถ่ายทั้งมุมกว้างของห้อง ประตู และเส้นทางจากจุดส่งของมายังพื้นที่จัดอาหาร หากอาคารมีข้อกำหนดเรื่องผู้รับเหมา ลิฟต์ขนของ หรืออุปกรณ์อุ่นอาหาร ควรแจ้งก่อนประเมินงาน
เลือกบุฟเฟ่ต์ อาหารกล่อง หรืออาหารเป็นชุดให้ตรงกับหน้างาน
ไม่มีรูปแบบเดียวที่เหมาะกับทุกออฟฟิศ ควรพิจารณาว่าคนรับประทานพร้อมกันหรือทยอยมา มีที่นั่งเพียงพอหรือไม่ และมีเวลาพักเท่าไร
| ลักษณะงาน | รูปแบบที่ควรพิจารณา | สิ่งที่ต้องเตรียม |
|---|---|---|
| มีพื้นที่วางอาหารและแขกทยอยรับประทาน | บุฟเฟ่ต์ขนาดกะทัดรัด | ทางเดิน จุดเติมอาหาร และทีมดูแล |
| เวลาพักจำกัด ต้องแจกให้แต่ละทีม | อาหารกล่อง | จุดส่งมอบและการแยกประเภทอาหาร |
| ประชุมต่อเนื่อง มีช่วงพักสั้น | อาหารว่างและเครื่องดื่ม | จุดรับที่เข้าถึงง่ายและจุดเก็บภาชนะ |
| ที่นั่งไม่พอสำหรับทุกคนพร้อมกัน | แบ่งรอบรับประทาน | ตารางรอบและเวลาส่งมอบพื้นที่ |
| ต้องควบคุมอาหารเฉพาะบุคคล | อาหารแยกชุดตามข้อตกลง | รายชื่อหรือป้ายระบุชุดที่ชัดเจน |
หากกิจกรรมต้องแจกอาหารอย่างรวดเร็ว สามารถดูรายละเอียด บริการรับทำข้าวกล่อง แล้วสอบถามการแยกเมนูและเวลาจัดส่งตามรอบงาน ส่วนการประชุมที่ต้องการเฉพาะอาหารว่าง สามารถพิจารณา บริการจัดคอฟฟี่เบรค ให้เหมาะกับช่วงพัก
วางลำดับรับอาหารให้คนเคลื่อนต่อได้
สำหรับไลน์บุฟเฟ่ต์ ควรเริ่มจากจาน ตามด้วยข้าว อาหารคาว และจุดรับช้อนส้อมหรือเครื่องปรุงตามความเหมาะสมของพื้นที่ สิ่งสำคัญคือผู้รับอาหารควรเห็นว่าต้องเริ่มตรงไหนและออกทางใด โดยไม่ต้องเดินย้อนกลับบ่อย
หากเมนูหนึ่งใช้เวลาตักนาน มีหลายส่วนประกอบ หรือจำเป็นต้องให้ทีมงานจัดเสิร์ฟ ควรประเมินว่าตำแหน่งนั้นจะทำให้คิวสะสมหรือไม่ อาจย้ายไปเป็นจุดแยกหรือปรับวิธีเสิร์ฟหลังหารือกับทีมแคทเทอริ่ง
การวางอาหารชิดผนังอาจช่วยคืนพื้นที่กลางห้อง แต่ต้องเผื่อการเปิดฝาภาชนะและการทำงานของทีมเติมอาหารด้วย หากทีมงานเข้าถึงด้านหลังไม่ได้ ต้องกำหนดวิธีเติมอาหารจากด้านข้างโดยไม่สวนกับแขก
แยกจุดเครื่องดื่มออกจากไลน์อาหารเมื่อพื้นที่เอื้อ
การหยิบแก้ว ใส่น้ำแข็ง เทเครื่องดื่ม หรือชงกาแฟทำให้คนหยุดอยู่กับที่นานกว่าการหยิบอาหารบางชนิด หากรวมทั้งหมดไว้ปลายไลน์ อาจทำให้คนที่ตักอาหารเสร็จแล้วออกจากแถวไม่ได้
จุดเครื่องดื่มแยกจึงช่วยกระจายการใช้งานได้ แต่ต้องไม่ย้ายปัญหาไปขวางประตูหรือเส้นทางหลัก ควรมีพื้นที่วางแก้วอย่างมั่นคง และจัดการหยดน้ำหรือของหกได้สะดวก
ออฟฟิศที่เล็กมากอาจใช้เครื่องดื่มแบบพร้อมหยิบตามที่ตกลงกับร้าน โดยพิจารณาพื้นที่จัดเก็บและการเก็บบรรจุภัณฑ์หลังงานร่วมด้วย
เลือกเมนูให้เหมาะกับการตักและที่นั่ง
เมนูสำหรับออฟฟิศพื้นที่จำกัดควรพิจารณาทั้งความสะดวกในการเสิร์ฟและการรับประทาน อาหารที่ต้องประกอบหลายขั้นตอน ใช้ภาชนะหลายใบ หรือมีชิ้นใหญ่ที่ต้องตัด อาจทำให้คิวเดินช้าลงและใช้พื้นที่โต๊ะมากขึ้น
หากพนักงานนั่งรับประทานที่โต๊ะทำงาน ควรคิดเรื่องกลิ่น การหกเลอะ และพื้นที่วางภาชนะด้วย ส่วนงานที่รับประทานในห้องประชุม ควรเลือกเมนูให้สัมพันธ์กับเวลาที่ต้องเก็บห้องกลับมาใช้งาน
เริ่มต้นได้จาก ตัวอย่างเมนูอาหารจัดเลี้ยง แล้วแจ้งทีมงานว่ามีพื้นที่และรูปแบบที่นั่งอย่างไร เพื่อช่วยเลือกเมนูและวิธีเสิร์ฟที่เหมาะกับงานจริง
สำหรับผู้แพ้อาหารหรือมีข้อจำกัดเฉพาะ ควรแจ้งล่วงหน้าและให้ผู้ให้บริการยืนยันการจัดเตรียม การติดป้ายชื่ออาหารช่วยสื่อสารได้ แต่ไม่ทดแทนการตรวจสอบส่วนผสมและวิธีจัดการอาหารกับร้านโดยตรง
แบ่งรอบรับประทานอย่างไรไม่ให้กระทบงาน
เมื่อที่นั่งหรือพื้นที่รับอาหารไม่พอ การแบ่งรอบอาจช่วยได้ โดยจัดตามทีม ตารางประชุม หรือหน้าที่ที่ต้องมีคนประจำจุด แทนการให้ทุกคนลงมารับอาหารพร้อมกัน
แต่การแบ่งรอบต้องวางแผนกับร้านด้วย ควรแจ้งเวลาเริ่มและสิ้นสุดแต่ละรอบ จำนวนคน และวิธีเติมอาหารให้เหมาะสม เพื่อให้ผู้มารอบหลังได้รับบริการตามขอบเขตที่ตกลงกัน
หากไม่สามารถกำหนดเวลาได้แน่นอน ควรหารือเรื่องรูปแบบส่งอาหารหลายรอบหรือแยกชุด ไม่ควรตั้งสมมติฐานว่าการยืดเวลาเสิร์ฟจะทำได้เสมอโดยไม่มีผลต่อทีมงานและค่าใช้จ่าย
เตรียมพื้นที่เก็บงานให้พร้อมตั้งแต่ก่อนเสิร์ฟ
จุดคืนภาชนะและจุดทิ้งขยะควรเข้าถึงได้ง่าย แต่ไม่ปะปนกับอาหารที่กำลังเสิร์ฟ หากไม่มีจุดที่ชัดเจน จานใช้แล้วอาจกระจายอยู่ตามโต๊ะหรือถูกนำมาวางข้างภาชนะอาหาร
ควรตกลงว่าใครดูแลการเก็บจาน ระหว่างงานมีทีมเก็บหรือไม่ และหลังงานร้านรับผิดชอบพื้นที่ถึงระดับใด รวมถึงเงื่อนไขการนำขยะออกจากอาคาร
ก่อนวันงานให้ตรวจร่วมกันอีกครั้งว่าโต๊ะประชุมหรือเฟอร์นิเจอร์ที่ต้องย้ายมีผู้รับผิดชอบหรือยัง และสามารถนำกลับเข้าที่ได้เมื่อไร เพื่อไม่ให้กิจกรรมถัดไปต้องรอพื้นที่
ข้อมูลที่ควรส่งให้ทีมแคทเทอริ่งก่อนยืนยันงาน
การขอราคาจากทีม รับจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ควรแนบข้อมูลด้านพื้นที่ไปพร้อมกับจำนวนแขก โดยเฉพาะรายละเอียดต่อไปนี้
- ภาพพื้นที่ตั้งอาหารและขนาดโดยประมาณ
- เวลาที่เข้าเตรียมงานได้และเวลาที่ต้องคืนพื้นที่
- เส้นทางขนของ ลิฟต์ จุดจอดรถ และขั้นตอนเข้าอาคาร
- จำนวนผู้รับประทานพร้อมกันและจำนวนรอบ
- อุปกรณ์ที่ออฟฟิศมีอยู่แล้ว
- ข้อกำหนดอาคารเรื่องไฟฟ้า ความร้อน และการจัดการขยะ
ให้ร้านยืนยันรายการอุปกรณ์ ทีมงาน และหน้าที่ของแต่ละฝ่ายในใบเสนอราคา เพื่อให้การเตรียมงานตรงกับพื้นที่และกำหนดการจริง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดเลี้ยงในออฟฟิศ
ออฟฟิศเล็กจัดบุฟเฟ่ต์ได้ไหม
ทำได้หากมีพื้นที่สำหรับวางอาหารและให้คนรับอาหารอย่างเหมาะสม โดยต้องไม่กีดขวางทางเข้าออก หากพื้นที่ไม่เพียงพอ ควรพิจารณาอาหารเป็นชุดหรือแบ่งรอบแทน
จำเป็นต้องมีห้องครัวในออฟฟิศหรือไม่
ขึ้นอยู่กับรูปแบบอาหารและวิธีให้บริการ ควรแจ้งให้ร้านทราบว่าไม่มีครัวหรือมีเพียงพื้นที่เตรียมอาหารจำกัด เพื่อให้เสนอวิธีขนส่ง จัดเสิร์ฟ และอุปกรณ์ที่สอดคล้องกับข้อกำหนดอาคาร
ควรตั้งอาหารในห้องประชุมหรือบริเวณพักพนักงาน
เลือกจากเส้นทางเดิน ความสะดวกในการเก็บงาน และการใช้งานห้องต่อ หากห้องประชุมต้องใช้ทันทีหลังมื้ออาหาร พื้นที่พักพนักงานอาจสะดวกกว่า แต่ต้องประเมินพื้นที่จริงร่วมกับผู้ดูแลสำนักงาน
ต้องแจ้งนิติบุคคลหรือผู้ดูแลอาคารก่อนหรือไม่
ควรตรวจข้อกำหนดของอาคารก่อนยืนยันงาน เพราะอาจมีขั้นตอนแลกบัตร จองลิฟต์ขนของ หรือจำกัดเวลาและอุปกรณ์ที่นำเข้า การแจ้งทีมแคทเทอริ่งล่วงหน้าช่วยให้เตรียมงานได้สอดคล้องกัน
วางแผนมื้อพิเศษในออฟฟิศกับ Larp Catering
งานเลี้ยงในออฟฟิศเริ่มต้นได้จากการนำจำนวนคน เวลา และพื้นที่มาวางแผนร่วมกัน เมื่อรูปแบบบริการเหมาะกับหน้างาน พนักงานก็รับประทานอาหารได้สะดวก และผู้จัดงานเห็นหน้าที่ที่ต้องเตรียมชัดเจนขึ้น
สอบถาม Larp Catering โทร. 095-390-4858 พร้อมส่งภาพพื้นที่ วันจัดงาน จำนวนแขก และเวลาที่ต้องการรับประทาน เพื่อให้ทีมงานประเมินรูปแบบอาหาร อุปกรณ์ และขอบเขตบริการสำหรับงานของคุณ
